In der vierten Vorlesung erhielten wir einen Gastvortrag zum Bibliothekssystem ALMA. Anschliessend beschäftigten wir uns mit der Funktion und dem Aufbau von Archivsystemen.

Wichtige Begriffe

ALMA

ALMA ist ein cloudbasiertes Bibliothekssystem, welches seit 2017 besteht. Es wird von der Firma Ex Libris als Anbieter von ALMA administriert und gepflegt (Quelle: Universitätsbibliothek der HU Berlin).

ISAD(G) (International Standard Archival Description (General))

ISAD(G) ist ein internationaler Standard für die Verzeichnung von Archivgut.

EAD

Encoded Archival Description (EAD) ist ein internationaler XML-basierter Standard zur Kodierung von Findbüchern zum vernetzten (Online-) Einsatz und Austausch von Metadaten in Archiven (Moretto, 2014).

ArchivesSpace

ArchivesSpace ist eine Open-Source-Software für Archivinformationssysteme.

Gastreferat zu ALMA

Auf das Gastreferat zu ALMA war ich sehr gespannt, da in der Bibliothek, in welcher ich arbeite (bzw. im Bibliotheksverbund) bald der Wechsel von Aleph zu ALMA ansteht. Im Modul “Standards und Regelwerke” hatten wir bereits einen kurzen Einblick in ALMA, mit Fokus auf die Katalogisierung erhalten. Ansonsten hörte ich bis anhin, dass bei ALMA noch viele Probleme auftreten. Durch das Gastreferat erhielt ich einen vertieften Einblick in das System. Es wurden unter anderem die verschiedenen Arbeitsabläufe, wie die Katalogisierung oder die Ausleihe vorgestellt. Da ich in meinem Arbeitsalltag wenig mit e-Ressourcen in Berührung komme und mich die Einbindung dieser Medien in den Katalog interessierte, war ich froh, dass auch dieser Arbeitsablauf vorgestellt wurde. Danach erfolgte ein Austausch in Gruppen. Wir unterhielten uns über die Vor- und Nachteile eines Cloudbasierten Systems und dessen Alternativen.

Metadatenstandards in Archiven

Im zweiten Teil der Vorlesung befassten wir uns mit Metadatenstandards in Archiven. Aus einem früheren Modul an der Fachhochschule, war mir das Regelwerk ISAD(G) und dessen mehrstufige Verzeichnung nach dem Provenienzprinzip bereits bekannt. Auch von ISAAR(CPF) und RiC hatte ich bereits gehört. Neu für mich war jedoch das Datenformat EAD, weshalb ich dazu die Präsentationsfolien von Nicolas Moretto (2014) studierte. Ebenfalls spannend fand ich den Einblick in die aktuellen Entwicklungen.

ArchivesSpace

Einblicke in die Praxis haben mir in den vorhergehenden Archiv-Modulen immer gefehlt. Daher war ich sehr gespannt darauf, wie ein Archivsystem aufgebaut ist und welche Möglichkeiten es bietet. In der Vorlesung erhielten wir eine Einführung zur Software ArchivesSpace. Ich hatte zuvor noch nie davon gehört und war gespannt welche Unterschiede zu einem Bibliothekssystem bestehen und wie das ganze strukturiert ist. Die Installation der Software verlief reibungslos, weshalb ich im Unterricht direkt mit den Grundkonfigurationen starten konnte. Nach der Grundkonfiguration ging es mit einer Gruppenübung weiter. Die Aufgabe war es, eigene Datensätze in ArchivesSpace zu erstellen. In der Übung gingen wir so vor, dass jemand seinen Bildschirm teilte, damit wir gemeinsam die Aufgabe lösen konnten. Wir haben dabei einfach ausprobiert und uns auch an den Fehlermeldungen (bspw. fehlende Pflichtfelder) in ArchivesSpace orientiert. Die Datensätze waren schlussendlich alle sichtbar. Danach hatte jeder noch Zeit selbst Datensätze zu erstellen. Ich habe mich dabei am Dokument der NYU “Create Your Own Record” orientiert und die Datensätze so Schritt für Schritt erstellt. Sehr hilfreich waren dabei auch die Begriffsdefinitionen im gemeinsamen Dokument (Accession, Resource, Archival Object). Die Felder zu finden und richtig auszufüllen stellte jedoch eine gewisse Herausforderung dar. Hier ein Ausschnitt aus dem Ergebnis (Quelle: ArchivesSpace):

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Quellen: Moretto, N. (2014). Encoded Archival Description (EAD).